III. SKŁADANIE PODAŃ
Składając do urzędu podania (żądania, wyjaśnienia,
odwołania, zażalenia) dobrze jest przedstawić sprawę w formie
pisemnej - pozwala to zwięźle i logicznie opisać sprawę.
Jeśli nasza sprawa jest udokumentowana na piśmie i mamy dowód, że
złożyliśmy pismo w urzędzie (kopia z pieczątką zostaje u nas)
łatwiej będzie nam wymagać odpowiedzi od urzędu, w sytuacji gdy
okaże się to konieczne. Jednak pamiętajmy, że złożenie podania nie
gwarantuje pisemnego załatwienia sprawy przez urząd (art. 14 kpa -
kodeksu postępowania administracyjnego).
Pismo składa się w urzędzie administracji publicznej, który ze
względu na swoje kompetencje, ma obowiązek rozpatrywania spraw
danego rodzaju. Urzędy administracji publicznej to np.:
przewodniczący zarządu gminy (np. burmistrz); przewodniczący
zarządu powiatu (starosta); minister. Działają oni przez swoje
„aparaty pomocnicze”, czyli odpowiednio: urząd gminny, urząd
powiatowy, ministerstwo. Na przykład: Decyzję o wymeldowaniu
wydaje burmistrz - poprzez upoważnionego do tego urzędnika –
pracownika wydziału meldunkowego.
Jeżeli złożymy podanie do niewłaściwego urzędu, wówczas ma on
obowiązek niezwłocznie przekazać nasze pismo do urzędu właściwego
(art. 65 kpa).
Gdzie i do kogo składać podania
Właściwość rzeczowa oznacza, że dany urząd ma
obowiązek (ponieważ został do tego upoważniony) załatwiania
określonej kategorii spraw np. meldunkami zajmuje się
prezes zarządu gminy (wójt, burmistrz, prezydent).
Właściwość miejscowa oznacza, że dany urząd
jest upoważniony do załatwiania spraw tylko na danym terenienp. Urząd Gminy Garwolin załatwia wyłącznie sprawy mieszkańców
tej gminy.
Co powinno być zawarte w podaniu
- data i miejsce sporządzenie podania,
- podstawowe dane osoby, która je składa czyli imię i nazwisko
oraz adres zameldowania stałego; jeśli osoba nie przebywa w miejscu
zameldowania, należy również podać adres korespondencyjny, czyli
miejsce pobytu,
- podstawowe dane instytucji, do której kierujemy pismo, czyli
nazwa instytucji oraz jej adres,
- wyjaśnienie, czego pismo dotyczy, najlepiej wraz z
uzasadnieniem,
- podpis osoby składającej podanie.
Jak złożyć podanie
Podanie można złożyć pisemnie, telegraficznie lub za pomocą
dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą
formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu
administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do
systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do
protokołu.
>> Jeśli podanie przygotowane na piśmie składamy
bezpośrednio w urzędzie (np. w biurze podawczym, w
sekretariacie wydziału), wówczas najlepiej jest przygotować je w
dwóch egzemplarzach: jeden trafia do urzędu, a drugi egzemplarz
(kopię) zachowujemy jako dowód złożenia pisma. Na kopii powinno
znaleźć się potwierdzenie złożenia, czyli pieczątka urzędu i data
złożenia.
>> Jeśli wysyłamy podanie najlepiej jest zrobić to
listem poleconym, dzięki czemu mamy potwierdzenie wysyłki.
Pamiętajmy o zachowaniu dowodu nadania!
>> Jeśli zgłaszamy podanie ustnie do protokołu,
wówczas protokół musi być potwierdzony naszym podpisem oraz
podpisany przez pracownika sporządzającego protokół.
Do podania dołączamy załączniki, czyli kopie dokumentów
istotnych dla sprawy (jeżeli je posiadamy i powołujemy się na nie w
podaniu). Oryginały dokumentów zachowujemy. Przedstawiamy je do
wglądu na żądanie urzędnika, który potwierdza zgodność kopii
dokumentu z jego oryginałem. Np. ubiegając się o status
bezrobotnego należy przedstawić m. in. świadectwo pracy; wnioskując
o pozwolenie na rozpoczęcie działalności gospodarczej należy
załączyć kopię aktu własności lub umowy najmu lokalu, w którym
będzie prowadzona ta działalność.
Opłata skarbowa
Załatwienie większości spraw urzędowych wymaga również wniesienia
opłaty skarbowej. Jej wysokość uzależniona jest od rodzaju
załatwianej sprawy (np. opłata skarbowa za decyzję
stwierdzającą posiadanie lub utratę obywatelstwa polskiego wynosi
58 zł, jednak w większości spraw opłata ta wynosi 10 zł).
Opłatę skarbową uiszcza się w kasie danego urzędu lub też wpłacając
daną sumę na konto urzędu.
Obecnie nie funkcjonują już znaczki opłaty
skarbowej. Jednak do końca roku 2008 istnieje również
możliwość uiszczenia opłaty skarbowej poprzez naklejenie na
składanym wniosku znaków opłaty skarbowej nabytych i
niewykorzystanych przed 1 stycznia 2007 r.
W jakim terminie urząd ma obowiązek rozpatrzenia sprawy
>> Urzędy są zobowiązane załatwiać sprawy bez zbędnej
zwłoki, czyli najszybciej jak jest to możliwe.
>> Sprawa, która wymaga dodatkowych wyjaśnień, powinna być
rozpatrzona przed upływem jednego miesiąca.
>> Sprawa szczególnie skomplikowana powinna być załatwionaprzed upływem dwóch miesięcy.
Organ II instancji, czyli rozpatrujący odwołanie, ma czas na
rozstrzygnięcie w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania
(więcej o odwołaniu piszemy w dalszej części opracowania).
UWAGA: Urząd jest zobowiązany poinformować
osobę zainteresowaną o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w
terminie, z podaniem przyczyn zwłoki oraz wskazaniem nowego terminu
rozpatrzenia sprawy. Według przepisów kpa, to urząd ma podjąć
czynność zawiadomienia strony, a zatem to on np. powinien wysłać
pismo informujące o takim stanie rzeczy, natomiast w praktyce
zdarza się, że urzędy nie spełniają tego obowiązku.
Co zrobić, jeśli urząd nie odpowiada w ustawowym terminie
Jeżeli nie otrzymujemy odpowiedzi w wyznaczonym czasie,
przysługuje nam zażalenie do organu wyższej instancji z powodunie załatwienia sprawy w urzędowym terminie.
Przykładowe organy I instancji i odpowiadające im organy
wyższego rzędu – II instancji:
- Administracja Domów Mieszkalnych >> Samorządowe
Kolegium Odwoławcze,
- Powiatowy Urząd Pracy >> Wojewódzki Urząd Pracy,
- Prezydent Miasta – Wydział Finansowy Urzędu Miasta >>
Samorządowe Kolegium Odwoławcze.
Organ II instancji uwzględniając naszą skargę wyznacza organowi
I instancji termin na załatwienie danej sprawy.
Co to jest skarga na bezczynność administracji
Jeśli mimo zażalenia do organu II instancji i wyznaczenia przez
niego ponownego terminu załatwienia danej sprawy, organ I instancji
nadal jej nie załatwia, wówczas przysługuje nam skarga na
bezczynność administracji do wojewódzkiego sądu administracyjnego
(WSA). Skarga na bezczynność do WSA powinna zawierać takie same
elementy jak skarga składana do WSA na decyzję lub postanowienie
(patrz rozdział: „Skarga do sądu administracyjnego”).
Skargę na bezczynność trzeba wnieść za pośrednictwem danego urzędu
w ciągu 30 dni od daty, oznaczającej dzień, w którym urząd miał
podjąć działanie (w terminie wyznaczonym mu przez organ II
stopnia).
Sąd, uwzględniając skargę na bezczynność administracji,
zobowiązuje urząd do wydania aktu, dokonania czynności, bądź
przyznania/ stwierdzenia uprawnienia lub obowiązku, wynikających z
przepisów. W razie niewykonania wyroku uwzględniającego skargę na
bezczynność strona, powinna pisemnie wezwać właściwy organ do
wykonania wyroku lub załatwienia sprawy. Następnie może ona wnieść
skargę, w której zażąda wymierzenia temu organowi grzywny za
niewykonanie wyroku.
