III. SKŁADANIE PODAŃ
Składając do urzędu podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) dobrze jest przedstawić sprawę w formie pisemnej - pozwala to zwięźle i logicznie opisać sprawę. W wielu przypadkach sam urząd wymusza lub ułatwia formę pisemną, kiedy do załatwienia danej sprawy przygotowuje określone formularze. Jeśli nasza sprawa jest udokumentowana na piśmie i mamy dowód, że złożyliśmy pismo w urzędzie (kopia z pieczątką zostaje u nas) łatwiej będzie nam wymagać odpowiedzi od urzędu, w sytuacji gdy okaże się to konieczne. Jednak pamiętajmy, że złożenie podania nie gwarantuje pisemnego załatwienia sprawy przez urząd (art. 14 kpa - kodeksu postępowania administracyjnego).
Pismo składa się w urzędzie administracji publicznej, który ze względu na swoje kompetencje, ma obowiązek rozpatrywania spraw danego rodzaju. Urzędy administracji publicznej to np.: przewodniczący zarządu gminy (np. burmistrz); przewodniczący zarządu powiatu (starosta); minister. Działają oni przez swoje „aparaty pomocnicze”, czyli odpowiednio: urząd gminny, urząd powiatowy, ministerstwo. Na przykład: Decyzję o wymeldowaniu wydaje burmistrz - poprzez upoważnionego do tego urzędnika – pracownika wydziału meldunkowego.
Jeżeli złożymy podanie do niewłaściwego urzędu, wówczas ma on obowiązek niezwłocznie przekazać nasze pismo do urzędu właściwego (art. 65 kpa).
Gdzie i do kogo składać podania
Właściwość rzeczowa oznacza, że dany urząd ma obowiązek (ponieważ został do tego upoważniony) załatwiania określonej kategorii spraw np. zameldowania dokonuje wójt, burmistrz lub prezydent. Oczywiście nie oni bezpośrednio dokonują danej czynności – zajmują się tym odpowiednie komórki Urzędu Gminy lub Miasta.
Właściwość miejscowa oznacza, że dany urząd jest upoważniony do załatwiania spraw tylko na danym terenie np. Urząd Gminy Garwolin załatwia wyłącznie sprawy mieszkańców tej gminy.
Co powinno być zawarte w podaniu
Podania do urzędów zazwyczaj składamy na specjalnych formularzach, które wystarczy wypełnić odpowiednimi danymi. W innych sytuacjach podanie musimy przygotować sami. Wtedy powinno ono zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia podania,
- podstawowe dane osoby, która je składa czyli imię i nazwisko oraz adres zameldowania stałego; jeśli osoba nie przebywa w miejscu zameldowania, należy również podać adres korespondencyjny, czyli miejsce pobytu,
- podstawowe dane instytucji, do której kierujemy pismo, czyli nazwa instytucji oraz jej adres,
- wyjaśnienie, czego pismo dotyczy, najlepiej wraz z uzasadnieniem,
- podpis osoby składającej podanie.
Jak złożyć podanie
Podanie można złożyć pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.
>> Jeśli podanie przygotowane na piśmie składamy bezpośrednio w urzędzie (np. w biurze podawczym, w sekretariacie wydziału), wówczas najlepiej jest przygotować je w dwóch egzemplarzach: jeden trafia do urzędu, a drugi egzemplarz (kopię) zachowujemy jako dowód złożenia pisma. Na kopii osoba przyjmująca podanie powinna potwierdzić przyjęcie podania, czyli złożyć pieczątkę urzędu wraz z datą złożenia.
>> Jeśli wysyłamy podanie najlepiej jest zrobić to listem poleconym, dzięki czemu mamy potwierdzenie wysyłki. Pamiętajmy o zachowaniu dowodu nadania.
>> Jeśli zgłaszamy podanie ustnie do protokołu, wówczas protokół musi być potwierdzony naszym podpisem oraz podpisany przez pracownika sporządzającego protokół.
>> Podania lub wnioski można również składać za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej (np. https://miastolublin.skrzynkapodawcza.pl).
Do podania dołączamy załączniki, czyli kopie dokumentów istotnych dla sprawy (jeżeli je posiadamy i powołujemy się na nie w podaniu). Oryginały dokumentów zachowujemy. Przedstawiamy je do wglądu na żądanie urzędnika, który potwierdza zgodność kopii dokumentu z jego oryginałem. Np. ubiegając się o status bezrobotnego należy przedstawić m. in. świadectwo pracy.
Opłata skarbowa
Załatwienie większości spraw urzędowych wymaga również wniesienia opłaty skarbowej. Jej wysokość uzależniona jest od rodzaju załatwianej sprawy (np. opłata skarbowa za decyzję stwierdzającą posiadanie lub utratę obywatelstwa polskiego wynosi 58 zł, decyzja o zmianie imienia lub nazwiska - 37 zł). Opłatę skarbową uiszcza się w kasie danego urzędu lub też wpłacając daną sumę na konto urzędu.
W jakim terminie urząd ma obowiązek rozpatrzenia sprawy
>> Urzędy są zobowiązane załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, czyli najszybciej jak jest to możliwe.
>> Sprawa, która wymaga dodatkowych wyjaśnień, powinna być rozpatrzona przed upływem jednego miesiąca.
>> Sprawa szczególnie skomplikowana powinna być załatwiona przed upływem dwóch miesięcy.
Organ II instancji, czyli rozpatrujący odwołanie, ma czas na rozstrzygnięcie w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (więcej o odwołaniu piszemy w dalszej części opracowania).
UWAGA: Urząd jest zobowiązany poinformować osobę zainteresowaną o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, z podaniem przyczyn zwłoki oraz wskazaniem nowego terminu rozpatrzenia sprawy. Według przepisów kpa, to urząd ma podjąć czynność zawiadomienia strony, a zatem to on np. powinien wysłać pismo informujące o takim stanie rzeczy, natomiast w praktyce zdarza się, że urzędy nie spełniają tego obowiązku.
Co zrobić, jeśli urząd nie odpowiada w ustawowym terminie
Jeżeli nie otrzymujemy odpowiedzi w wyznaczonym czasie, przysługuje nam zażalenie do organu wyższej instancji z powodu nie załatwienia sprawy w urzędowym terminie.
Przykładowe organy I instancji i odpowiadające im organy wyższego rzędu - II instancji:
- Administracja Domów Mieszkalnych >> Samorządowe Kolegium Odwoławcze,
- Powiatowy Urząd Pracy >> Wojewódzki Urząd Pracy,
- Prezydent Miasta - Wydział Finansowy Urzędu Miasta >> Samorządowe Kolegium Odwoławcze.
Organ II instancji uwzględniając naszą skargę wyznacza organowi I instancji termin na załatwienie danej sprawy.
Co to jest skarga na bezczynność administracji
Jeśli mimo zażalenia do organu II instancji i wyznaczenia przez niego ponownego terminu załatwienia danej sprawy, organ I instancji nadal jej nie załatwia, wówczas przysługuje nam skarga na bezczynność administracji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga na bezczynność do WSA powinna zawierać takie same elementy jak skarga składana do WSA na decyzję lub postanowienie (patrz rozdział: „Skarga do sądu administracyjnego”). Skargę na bezczynność trzeba wnieść za pośrednictwem danego urzędu w ciągu 30 dni od daty, oznaczającej dzień, w którym urząd miał podjąć działanie (w terminie wyznaczonym mu przez organ II stopnia).
Sąd, uwzględniając skargę na bezczynność administracji, zobowiązuje urząd do wydania aktu, dokonania czynności, bądź przyznania/ stwierdzenia uprawnienia lub obowiązku, wynikających z przepisów. W razie niewykonania wyroku uwzględniającego skargę na bezczynność strona, powinna pisemnie wezwać właściwy organ do wykonania wyroku lub załatwienia sprawy. Następnie może ona wnieść skargę, w której zażąda wymierzenia temu organowi grzywny za niewykonanie wyroku.
