opracowanie z serii "Poznaj Swoje Prawa"

IV. ODPOWIEDŹ URZĘDU NA PISMO

Urząd udziela odpowiedzi na pismo w formie postanowienia lub decyzji.

Nie każda odpowiedź na pismo jest decyzją lub postanowieniem. Są też tzw. „czynności materialno-techniczne” np. zameldowanie. Korzystne jest jednak, gdy rozstrzygnięcie wydano w formie decyzji, ponieważ od decyzji możemy odwołać się, a ponadto przy jej wydawaniu muszą być zachowane pewne zasady (m.in. pisemności, prawo wglądu do akt dotyczących sprawy, zgłaszania dowodów), których nie stosuje się przy wydawaniu zaświadczeń, poświadczeń.

W zależności od tego, czy urząd ustosunkowuje się do części, czy do całości sprawy jego odpowiedź może być:
- postanowieniem,
- decyzją (administracyjną).

To, czy dane pismo jest postanowieniem, czy decyzją, może wynikać z treści pisma (np. Postanowieniem/ decyzją z dnia ...) lub z nagłówka - tytułu pisma. Ale pamiętajmy, że decyzja administracyjna to także: pozwolenie, zezwolenie, zakaz, nakaz - właśnie jedna z tych nazw może pojawić się w nagłówku/ treści pisma.

Czym jest postanowienie

Postanowienie to odpowiedź instytucji na złożone podanie, odnosząca się do wybranych kwestii danej sprawy, ale nie rozstrzygająca jej (temu służy decyzja). Jest to rozstrzygnięcie proceduralne np. postanowienie o kosztach postępowania, o przywróceniu terminu.

Co powinno zawierać postanowienie:
- nazwę i adres urzędu, który je wydaje,
- datę wydania postanowienia,
- dane osób (imiona, nazwiska, adresy), których postanowienie dotyczy,
- podstawę prawną rozstrzygnięcia (podanie podstawy musi być konkretne – tzn. wskazujące określony paragraf lub artykuł danej regulacji, a nie tylko wybrany akt prawny),
- rozstrzygnięcie, czyli treść postanowienia,
- pouczenie, czy i w jakim terminie, służy skarga lub zażalenie na dane postanowienie,
- imię i nazwisko, stanowisko służbowe i podpis osoby upoważnionej do wydania postanowienia,
- uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.

Czym jest decyzja

Decyzja to odpowiedź instytucji na złożone podanie, która w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, rozstrzyga całość sprawy i kończy jej rozpatrywanie w danej instancji.

Co powinna zawierać decyzja:
- nazwę i adres urzędu, który ją wydaje,
- datę wydania decyzji,
- wskazanie do kogo jest skierowana,
- treść rozstrzygnięcia - jest to najważniejszy składnik decyzji (np. Przydziela się Pani/ u ... lokal mieszkalny nr 12 w budynku przy ul. Polnej 42 składający się z ... o łącznej powierzchni ... m2),
- uzasadnienie faktyczne i prawne tzn. podanie dowodów, przyczyn, na podstawie których urząd wydał decyzję,

UWAGA: Istnieją sytuacje, w których nie ma obowiązku podawania uzasadnienia, np.:
- gdy decyzja jest korzystna dla składającego podanie (ale nie dotyczy to spraw, w których jest kilka stron konfliktu, gdyż w takich sytuacjach istnieje prawdopodobieństwo, że decyzja korzystna dla jednej ze stron, będzie niekorzystna dla drugiej),
- ze względu na bezpieczeństwo państwa lub porządek publiczny np. gdy chodzi o ochronę tajemnicy państwowej.

- informację o możliwości odwołania od danej decyzji. Jeśli odwołanie przysługuje, decyzja powinna zawierać informację do kogo i w jakim terminie można je wnieść (np. Od niniejszej decyzji służy stronie odwołanie do ... za pośrednictwem ... w terminie ... dni od jej doręczenia). Kiedy odwołanie nie przysługuje, decyzja również powinna zawierać odpowiednią informację(Decyzja niniejsza jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie),
- imię, nazwisko, stanowisko służbowe oraz podpis osoby uprawnionej do wydania decyzji,
- pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi, jeżeli w stosunku do danej decyzji może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego.

Jak może być doręczona decyzja
Decyzję wydaje się i doręcza na piśmie. Doręczana jest za pośrednictwem poczty, pracowników urzędu lub innych upoważnionych do tego osób, do miejsca zamieszkania, miejsca pracy lub pobytu adresata.

Osoba odbierająca pismo powinna potwierdzić fakt odbioru własnoręcznym podpisem i zaznaczyć datę doręczenia.Od tego może zależeć możliwość skutecznego odwołania się. Więcej o znaczeniu jakie ma procedura doręczania piszemy w rozdziale: „Doręczenia"